Aussi excitant que puisse être la location d'un nouvel espace de bureau, il est important de faire vos recherches et de trouver un espace qui aidera votre entreprise à se développer.

Un espace de bureau peut faire connaître votre marque, créer un sentiment de légitimité pour votre entreprise et augmenter la productivité de votre équipe.

Dans l'article de blog de cette semaine, nous partageons sept conseils pour la location de votre premier espace de bureau afin que vous puissiez prendre une décision éclairée et passer à l'étape suivante pour votre entreprise.

La première étape consiste à décider si vous avez réellement besoin d'un espace de bureau. Quel sera l'impact d'un bureau sur votre flux de travail et la collaboration de votre équipe ?

Les avantages d'investir dans un espace de bureau physique peuvent être les suivants :

Distribution du courrier - Fournir aux clients une adresse professionnelle réputée est beaucoup plus professionnelle qu'une adresse personnelle ou une boîte postale. Cela vous permettra également de séparer votre vie privée de votre vie professionnelle.

Optimisation des moteurs de recherche - Les marques qui ont une adresse physique peuvent vérifier leur fiche sur Google et apparaître dans Google Maps et dans les résultats de recherche locale.

1. Estimez l'espace dont vous avez besoin

Les besoins en espace peuvent varier considérablement selon l'entreprise, le secteur et la situation géographique.

Alors que les grandes entreprises peuvent être intéressées par des suites pouvant accueillir jusqu'à 500 personnes, les startups et les nouveaux entrepreneurs peuvent bénéficier davantage d'un espace de coworking ou d'un bureau privé plus petit.

Tenez compte du nombre de personnes qui composent votre équipe et de vos prévisions de croissance.

Dans quel type d'environnement de travail votre équipe s'épanouit-elle ?  Comment votre entreprise devrait-elle se développer pendant la durée de votre bail ?

2. Renseignez-vous sur les commodités incluses

La location d'un espace de bureau moderne implique d'évaluer les commodités incluses dans le prix.

Offrir à votre équipe un espace entièrement fonctionnel et des équipements modernes peut faire toute la différence.

3. Comparer les différents types de bureaux

Il existe différents types d'espaces lorsqu'il s'agit d'un bureau. Des espaces de coworking partagés aux bureaux privés traditionnels, les entrepreneurs peuvent choisir parmi une variété d'aménagements de bureaux.

Suite de bureaux – Une excellente option pour les entrepreneurs à la recherche d'espaces collaboratifs et individuels dédiés à une équipe et une entreprise en pleine croissance, qui peuvent être personnalisés pour donner vie à leur marque et répondre aux besoins spécifiques des utilisateurs. Ces espaces comprennent des cuisines dédiées et, souvent, des entrées privées.

Bureau privé – Pour les individus ou les équipes jusqu'à 15 personnes. Un bureau privé permet aux équipes de s'agrandir et d'évoluer, ce qui est idéal pour les nouvelles équipes, l'expansion géographique, les indépendants ou ceux qui débutent.

Bureau dédié – Semblable à un abonnement de coworking, les bureaux dédiés offrent une flexibilité et un prix abordable, ainsi que la sécurité d'une armoire à dossiers verrouillée et d'un bureau réservé dans un bureau privé partagé.

Bureau virtuel – Il ne s'agit pas d'un espace de travail physique, mais il est très utile pour les personnes qui travaillent à distance et qui ont besoin d'une adresse professionnelle et d'un endroit où récupérer le courrier et les livraisons, ainsi que d'un accès à des salles de réunion à la demande, à des bureaux de jour ou à un accès occasionnel à un salon.

4. Explorez la région voisine

Il est essentiel que vous choisissiez un emplacement de bureau qui soit facilement accessible à votre équipe et à vos clients. Le bureau dispose-t-il d'un support à vélos ? Votre équipe peut également apprécier un emplacement qui offre un choix de cafés et de restaurants à proximité.

5. Éviter les pièges juridiques

Lorsque vous louez un espace de bureau commercial, n'oubliez pas d'examiner attentivement les conditions de votre bail.

Portez une attention particulière à la durée du bail, à sa date d'entrée en vigueur et à l'existence d'options de renouvellement.

En outre, le loyer comprend-il l'assurance, les taxes foncières et les frais d'entretien ?

Quel est le montant du dépôt de garantie et quelles sont les conditions à remplir pour le récupérer ? Quelles sont les parties communes incluses dans votre loyer ?

6. Consider votre budget

Ne choisissez pas un espace de bureau qui endettera votre entreprise. L'établissement d'un budget approprié vous aidera à conserver votre tranquillité d'esprit.

Ceci étant dit, investir dans votre entreprise et dans votre rêve est une partie nécessaire de la croissance d'une entreprise.

N'oubliez pas que les commodités, l'entretien, les taxes, le service postal, le mobilier et d'autres facteurs doivent être pris en compte lors de la détermination du budget de votre espace de bureau.

7. Recherchez des conditions flexibles

Lisez le contrat de location de votre bureau de fond en comble. En plus des critères que vous avez définis pour votre espace de bureau idéal, vous devez être attentif à toute flexibilité dans le processus de location.

Par exemple, la société de location de bureaux peut offrir un rabais sur votre loyer si vous signez un contrat à long terme (comme un contrat d'un ou deux ans).

Ce niveau de flexibilité peut être crucial pour assurer la viabilité d'une entreprise en développement.

8. Personnalisez votre espace

Si vous prévoyez de passer la majeure partie de votre semaine au bureau, pourquoi ne pas faire l'effort de l'aménager à votre goût ?

Au début de votre semaine, l'espace doit vous donner un sentiment d'optimisme et d'excitation.

Nous avons vu des gens afficher des posters et des photos de leur famille, écrire des citations inspirantes sur leurs murs, et même apporter des meubles de chez eux pour se sentir encore plus à l'aise. Comment allez-vous personnaliser votre espace ?

9. Observer la croissance de votre entreprise

Un seul bureau peut suffire pour le démarrage d'une petite entreprise, mais si vous vous développez rapidement, vous devrez également tenir compte de l'évolutivité.

Combien de nouveaux membres de votre équipe s'ajoutent chaque mois ou chaque trimestre ? Prévoyez-vous de vous développer encore davantage l'année prochaine ?

Lorsque vous choisissez un espace adapté à votre équipe, n'oubliez pas de garder à l'esprit votre avenir proche ainsi que votre situation actuelle.

10. Découvrez les dispositifs de sécurité et d'entretien des bâtiments

La sûreté et la sécurité doivent être la priorité numéro un de tous les membres de votre équipe.

Quel que soit l'endroit où vous finissez par travailler, vous et les membres de votre équipe devez-vous sentir protégés.

Renseignez-vous sur les mesures de sécurité en place. Il s'agit généralement d'un accès par carte-clé, de caméras de sécurité et de diverses procédures de sécurité en cas d'urgence.

Vous devez également vous renseigner sur la manière dont le bâtiment est entretenu. C'est bon signe si les problèmes techniques ou mécaniques sont résolus dès que possible afin de ne pas interférer avec votre travail quotidien.

11. Cultiver la culture de votre entreprise

L'un des meilleurs aspects du travail dans un bureau est la communauté que vous construisez avec vos collègues.

Non seulement ils peuvent vous inciter à travailler plus dur, mais ils peuvent aussi rendre le travail moins aride et moins banal.

Discutez avec votre équipe des valeurs qui sont les plus importantes pour elle, et commencez à construire la culture de votre entreprise autour de ces valeurs.

Qu'est-ce qui est essentiel à garder à l'esprit ? Qu'est-ce qui motive chacune de vos actions ? La culture est ce qui sépare une entreprise générique d'une entreprise qui a de la longévité.